Organiseer je eigen Vanlife Meetup met Vanlife Vrienden

Ik weet een plek en een datum

Je hebt een mooie plek in je hoofd, niet per se een camping, en je wilt daar op die dag met een paar mensen staan. Verder niets. Dit is de route die het vaakst doorgaat, en hij vertelt ons meteen waar mensen bij elkaar willen komen.

• Een avond of een dag, geen weekendprogramma
• Geen tickets, geen kok, niets vooruit te betalen
• Drie tot tien bussen is prima
• Je kunt het vanavond nog aankondigen

Vier stappen, en de eerste kost je een telefoontje. Alles wat je niet regelt, hoef je later ook niet af te zeggen.

1. Kies een plek die je al kent

   Het hoeft geen camping te zijn. Een parkeerplaats bij een duinovergang, een bosrand, het erf van een kennis, een strandtent buiten het seizoen. Vraag jezelf drie dingen: mag je er staan, passen er een stuk of vijf bussen, en kun je er met een stoel naast elkaar zitten. Twijfel je over de eerste vraag, bel dan even de eigenaar of de beheerder. Meestal is dat een gesprek van twee minuten.

2. Prik één datum en één tijd

   “Zondag 14 juni vanaf 16.00 uur” is genoeg. Geen weekendprogramma, geen aankomstvenster. Wil je blijven slapen, zet er dan bij of dat mag op die plek. Wie eerder weg moet, gaat eerder weg.

3. Roep het om

   Een berichtje in de Vanlife Vrienden kanalen of op je eigen Instagram kan al genoeg zijn. Wil je weten wie er komt, zet er dan een Luma-event bij: dat is in twee minuten gepiept en je kunt hem bij ons in de agenda laten zetten. Vertel wat mensen zelf meenemen: stoel, eten, drinken, en een jas want het wordt kouder dan je denkt.

   Stap voor stap: je event op Luma zetten

4. Kom opdagen

   Wees er zelf als eerste en zet je bus zo neer dat er een kring kan ontstaan. Drie bussen is al een meetup. Doe een rondje voorstellen, steek een vuurkorf aan als het mag, en rijd weg zonder dat je te zien bent geweest. Laat het daarna weten hoe het was, dan weten we waar het de volgende keer weer kan.

En als er maar twee bussen komen? Dan heb je een avond met twee bussen gehad, en weten we dat daar iemand wilde staan. Laat het ons weten, want juist die plekken zeggen ons waar de volgende meetup moet komen.

Ik wil een heel weekend neerzetten

Een veld voor jezelf, van vrijdagmiddag tot zondagochtend, met een gezamenlijk diner of een workshop erin. Meer werk en meer regelen, maar ook het soort weekend waar mensen een jaar later nog over praten.

• Een weekend, met een kop en een staart
• Staangeld per bus, en dus een ticketprijs
• Tien tot vijfentwintig bussen
• Een paar avonden regelwerk vooraf

Acht stappen, van locatie zoeken tot opruimen. Loop ze niet allemaal in één avond door: de eerste twee bepalen de rest.

1. Kies een plek

   De luxe campings laten we meestal links liggen. Een natuurkampeerterrein, een scoutingterrein of het land van een boer werkt vaak prima. Zoek naar: plek voor een stuk of vijftien bussen, een toilet, water, en een plek waar een kampvuur mag. Bel of mail de eigenaar en leg uit dat het om een rustige groep vanlifers gaat die zelfvoorzienend is. Dat laatste opent meer deuren dan je denkt.

2. Prik een datum

   Een weekend van vrijdagmiddag tot zondagochtend is het fijnste formaat: mensen kunnen na werk rijden en hebben een hele dag samen. Kijk in de Vanlife Vrienden agenda of er niet al iets staat, en houd rekening met schoolvakanties, want dan zijn campings vol en duurder.

3. Bepaal het formaat

   Hoeveel bussen wil je? Tien tot vijfentwintig is de sweet spot: groot genoeg voor reuring, klein genoeg om iedereen te spreken. Bedenk één ding dat het weekend een kop en een staart geeft: een gezamenlijk diner, een workshop, een kanotocht, een pubquiz. De rest mag vanzelf gebeuren.

4. Reken uit wat het kost

   Zet op een rij wat je kwijt bent: staangeld per bus, eventueel een kok of materiaal, en wat marge voor tegenvallers. Deel dat door het aantal bussen en je hebt je ticketprijs. Gratis mag ook, maar vraag dan wel een aanmelding, anders weet je nooit hoeveel mensen er komen.

5. Maak je Luma-event

   Zet het event op Luma met een goede foto, het adres, de tijden en een eerlijke omschrijving van wat mensen zelf moeten meenemen. Dien het daarna in bij de Vanlife Vrienden agenda. Zodra wij het goedkeuren staat het automatisch op deze site en zien alle volgers het.

   Stap voor stap: je event op Luma zetten

6. Trommel mensen op

   Deel het in de Vanlife Vrienden kanalen en op je eigen Instagram. Een korte video van de plek doet meer dan een lange tekst. Maak daarna een WhatsApp-groep voor de aanmelders: daar regel je carpoolen, boodschappen en de laatste praktische details.

7. Het weekend zelf

   Wees er als eerste en wijs mensen hun plek. Doe bij aankomst van de laatste bus een rondje voorstellen. Dat ene rondje bepaalt of het een groep wordt of los zand. Verder: laat het los. De beste momenten plan je niet.

8. Na afloop

   Ruim op alsof je er nooit was, bedank de locatie persoonlijk en vraag of ze volgend jaar weer willen. Deel de foto’s in de groep en zet meteen een datum voor de volgende. Zo blijft het rollen.